Cómo se organiza un despacho profesional

A día de hoy, los despachos profesionales avanzan a pasos agigantados, a la par que nuestros clientes y por tanto, debemos ser conscientes de que cuanto mejor organizado esté nuestro despacho profesional, mejor servicio podremos prestar, obtendremos mayor productividad de todo nuestro equipo profesional y obtendremos mejores resultados con menores costes de gestión. ¿Cuáles son las claves básicas para organizar correctamente nuestro despacho profesional, asesoría o gestoría?

La gestión interna y la asignación de funciones, el tamaño si importa

No es comparable un despacho pequeño con dos o tres personas y una cifra media de clientes a un despacho que cuente con un equipo de 25 personas con una cartera de clientes muy importante. Lógicamente, el tamaño del despacho, hace que la organización interna sea diferente en ambos casos, aunque se deben cumplir una serie de normas básicas:

El control efectivo de nuestros clientes, sus contratos de servicios y sus obligaciones fiscales. Cualquier despacho tiene que contar con una herramienta de gestión adecuada que le permita tener a golpe de click la ficha del cliente, sus obligaciones fiscales, contables y laborales y un calendario de presentación de obligaciones y requisitos formales con el cliente con facilidad.

Si nuestro despacho gestiona la fichas de clientes con una hojas excel por ejemplo, tendremos que consultar cada mes y cada trimestre un sistema que nos hará perder tiempo, que será muy complicado de manejar en el momento que tengamos más de 20/30 clientes y que antes o después, nos hará cometer un error importante.

La comunicación directa con el cliente, ordenada por temas y de manera cronológica es un paso vital para evitar reclamaciones posteriores, para tener una constancia expresa de toda la información suministrada por nuestro cliente y para que esté disponible para consulta para todos aquellos miembros de nuestro equipo que necesiten acceder a ella. La mayoría de pérdidas de tiempo en un despacho se originan en la gestión de la información de los clientes, en el procesado de su documentación y en la dispersión en el almacenaje de los datos.

El paso ideal es contar con un sistema de gestión consolidado con nuestra base de datos de clientes que permite dejar constancia expresa de las comunicaciones por mail, por fax, de los escritos y un registro de llamadas sobre los temas, asuntos y cuestiones importantes que repercutan en toda la asesoría del cliente.

La organización clara por áreas en las funciones de nuestro equipo

Cuando un despacho comienza a aumentar su equipo de gestión, la organización por áreas de trabajo o por gestión integral de clientes es una prioridad. En este punto, tenemos que tener claro si nuestro despacho se va a sectorizar por áreas de trabajo o por gestión integral de clientes.

A día de hoy, existen despachos sectorizados por áreas, en la que cada persona del equipo se encarga de una parte determinada de nuestra gestión. Es normal encontrar despachos profesionales en los que una persona lleva la contabilidad, otra la parte fiscal y otra la parte laboral de la misma empresa. Los despachos sectorizados por áreas, es el esquema de trabajo más habitual dado que cada miembro del equipo cuenta con una especialización en un área y permite mejor servicio cara al cliente.

A la vez, esta sectorización por áreas obliga a un mayor control interno del cliente puesto que el cliente es uno solo y debemos permitir que cada miembro del equipo, tenga una imagen completa del cliente. En este punto, las herramientas de gestión anteriores son las que nos hacen mejorar sustancialmente la gestión interna del despacho, mejorar los tiempos de respuesta y evitar pérdidas de información o errores.

No obstante, también hay despachos que asignan empresas concretas a asesores determinados, por lo que toda la comunicación, gestión y control de dicho cliente, corresponde a un sólo miembro del equipo. Esta opción se pone en práctica en despachos homogéneos, con clientes con perfiles muy similares y cuando el personal con el que contamos en nuestro equipo, cuenta con un alto grado de especialización en todas las áreas del despacho.

Tener claros todos estos puntos de organización, control y gestión interna son los que consiguen un despacho competitivo, dinámico, con una relación directa y rápida con el cliente, mejorando cada día nuestra relación comercial con ellos.

Funte: http://www.despachointeligente.com/despachointeligente/blogAmplia.asp?pmNum=83